Klauzula Informacyjna RODO · Rev. 19.08 · Ostatnia aktualizacja treści
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych:
1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Casa Real Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-164), ul. Banderii 4/75, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000999479, NIP: 5862386626, REGON: 523734964 (dalej: „Administrator" lub „Wynajmujący").
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: contact@casareal.io lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.
2. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania Danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
- Zawarcie i realizacja umowy najmu / zlecenia — w tym obsługa zamówień, koordynacja wydań i zwrotów sprzętu, wsparcie techniczne oraz bieżący kontakt operacyjny (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Weryfikacja tożsamości i uprawnień osób odbierających i zdających sprzęt — w celu zabezpieczenia mienia o znacznej wartości, zapobiegania nadużyciom oraz realizacji umowy z Najemcą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora).
- Wypełnienie obowiązków prawnych i podatkowo-księgowych — wystawianie i przechowywanie faktur VAT, prowadzenie księgowości, obsługa rozliczeń w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz realizacja obowiązków archiwizacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — windykacja należności, prowadzenie postępowań likwidacji szkód z polis ubezpieczeniowych oraz zabezpieczenie materiału dowodowego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora).
- Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia (monitoring CCTV) — rejestracja obrazu w strefie magazynowej i stanowiskach wydań/zwrotów sprzętu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Kategorie Przetwarzanych Danych
Administrator przetwarza dane w zakresie niezbędnym do realizacji celów biznesowych i prawnych:
- Dane podmiotów gospodarczych i reprezentantów: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe.
- Dane osób fizycznych upoważnionych do odbioru/zwrotu sprzętu (personelu technicznego/kierowców): imię, nazwisko, funkcja na planie, seria i numer dokumentu tożsamości (spisywane z fizycznego dokumentu bez wykonywania jego kopii), numer PESEL, telefon kontaktowy, podpis oraz wizerunek z monitoringu wizyjnego CCTV.
4. Odbiorcy Danych Osobowych
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (DPA) lub odrębnych przepisów prawa:
- Podmiotom świadczącym usługi księgowe, rachunkowe, doradztwa prawnego i podatkowego.
- Dostawcom systemów informatycznych, hostingu poczty elektronicznej, oprogramowania do zarządzania rentalem i magazynem.
- Towarzystwom ubezpieczeniowym, brokerom ubezpieczeniowym oraz autoryzowanym serwisom technicznym (w procesie likwidacji szkód sprzętowych).
- Organom publicznym, sądom, komornikom, Policji i prokuraturze — wyłącznie w przypadkach i na zasadach określonych przepisami prawa.
5. Okres Przechowywania Danych (Retencja)
Dane osobowe będą przechowywane przez okres:
- Niezbędny do realizacji umowy najmu, a po jej zakończeniu przez czas wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy).
- Niezbędny do zabezpieczenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi (do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych wynikających z Kodeksu Cywilnego — standardowo 3 lata).
- Nagrania z monitoringu wizyjnego CCTV: przez okres do 30 dni, po czym są automatycznie nadpisywane, chyba że stanowią dowód w toczącym się postępowaniu wyjaśniającym lub szkodowym.
6. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą
W granicach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu:
- Prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
- Prawo do sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych danych (art. 16 RODO).
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO).
- Prawo do przenoszenia danych, w zakresie w jakim dane przetwarzane są na podstawie umowy lub zgody oraz w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO).
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO).
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
7. Informacja o Wymogu Podania Danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak stanowi warunek konieczny do zawarcia umowy najmu, wystawienia dokumentów księgowych oraz fizycznego wydania i zwrotu sprzętu z magazynu Wynajmującego. Odmowa podania danych uniemożliwia realizację zamówienia oraz wydanie mienia.
8. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Przekazywanie Danych poza EOG
Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, oraz nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych.
openGear
